Pembuatan model data dan desain database

Posted: October 23, 2011 in Uncategorized
PENDAHULUAN :
Didalam bab ini, Anda akan mempelajari bagaimana cara mendesain dan mendokumentasikan database relasional untuk suatu system informasi akuntansi.
Bab ini memusatkan perhatian pada pembuatan model data, yang merupakan salah satu aspek desain database yang harus dipahami para akuntan. Bab ini akan memperkenalkan model akuntasi REA dan diagram E-R,serta menunjukan bagaimana mempergunakan alat-alat untuk membangun sebuah model data SIA. Kemudian,bab ini akan mendekripsikan bagaimana mengimplementasikan hasil model data dalam database relasional.
PROSES DESAIN DATA BASE
 Enam langkah dasar dalam mendesain database yaitu :
          Tahap pertama terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan \dan kelayakan pengembangan system baru.
          Tahap kedua mencakup identifikasi kebutuhan informasi para pemakai, menetapkan lingkup system baru yang diajukan, serta menggunakan informasi yang berkaitan dengan perkiraan jumlah pemakai dan volume transaksi, untuk membantu anda membuat keputusan awal mengenai persyaratan hardware dan software,
          Taha ketiga mencakup pengembangan berbagai skema berbeda untuk system yang baru, pada tingkat konseptual,eksternal,dan internal.
          Tahap keempat mencakup penerjemahan skema tingkat internal kestuktur database sesungguhnya, yang diimplementasikan kedalam system yang baru tersebut.
          Tahap kelima tahap implementasi mencakup seluruhaktivitas yang berhubungan dengan mentransfer data dari system sebelumnya kedatabase SIA yang baru, menguji system yang baru, dan melatih para pegawai mengenai cara pengunaannya.
          Tahap keenam berkaitan dengan pengunaan dan pemeliharaan system yang baru.
          Para akuntan dapat dan seharusnya dapat berpartisipasi dalam seluruh tahapan proses desain database, walaupun tingkat keterlibatan mereka dalam setiap saat akan bervariasi. Pada tahap perencanaan,akuntan menyediakn informasi yang digunakaan untuk mengevaluasi kelayakan proyek yang diajukan, dan juga terlibat dalam membuat keputusan mengenai hal tersebut. Di dalam analisis mengenai persyaratan dan tahap desain, akuntan berpartisipasi dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai, mengembangkan skema logis, mendesian kamus data ( data dictionary ), serta menentukan pengendalian. Akuntan dengan keahlian SIA yang baik dapat berpartisipasi dalam tahap pengkodean ( coding ). Selama tahap implementasi, akuntan dapat membantu menguji keakuratan database yang baru tersebut dan program aplikasi yang akan menggunakan data tersebut. Terakhir, akuntan menggunakan system database mengunakan system database untuk memproses transaksi, kadang-kadang bahkan membantu mengelolanya.
Diagram Hubungan-Entitas (Entity-Relationship)
Diagram hubungan-entitas (entity-relationship) merupakan suatu tekhnik grafis yang menggambarkan skema database. Disebut sebagai diagram E-R karena diagram tersebut menunjukan berbagai entitas yang dimodelkan, serta hubungan antar-entitas tersebut. Entitas (entity) adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan organisasi. Di dalam diagram E-R, entitas muncul dalam bentuk persegi panjang, sedangkan hubungan antar-entitas diwakili dalam bentuk wajik. Diagram E-R tidak hanya menunjukan isi dari suatu database tetapi juga secara grafis merupakan model suatu organisasi. Jadi, diagram E-R dapat dipergunakan tidak hanya untuk mendesain database, tetapi juga untuk mendokumentasikan dan memahami database yang telah ada, serta untuk mengubah secara total proses bisnis.
Model Data REA
Model data REA secara khusus dipergunakan dalam desain database SIA sebagai alat pembuatan model konseptual yang focus terhadap aspek semantic bisnis yang mendasariaktivitas rantai nilai suatu organisasi. model data REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara mengindentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan ke dalam database SIA, dan dengan cara menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut.
Jenis-jenis Entitas
Model data REA mengkalisifikasi entitas ke dalam tiga kategori, yaitu : sumber daya (source), yang didapat dan dipergunakan organisasi, dan pelaku (agent) yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
Sumber daya (resource)
adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi dan persediaan adalah entitas sumber dayanya. Mesin dan perlengkapan, pasokan, gudang, pabrik, dan tanah adalah contoh-contoh sumber daya organisasional umum lainnya.
Kegiatan (event)
adalah berbagai aktivitas lainnya bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian.
Model data REA membantu orang mendesain database yang mendukung manajemen kegiatan rantai nilai organisasi. Oleh sebab itu,sebagian besar kegiatan dalam model data REA termasuk dalam satu dari dua kategori : pertukaran ekonomi dan komitmen.
Pertukaran Ekonomi (economic exchange)
adalah kegiatan rantai nilai secara langsung mempengaruhi jumlah sumber daya, contoh kegiatan penjualan akan menurunkan jumlah persediaan, dan kegiatan penerimaan kas akan meningkatkan jumlah kas. Komitmen mewakili janji untuk melakukan pertukaran ekonomi di masa mendatang, contoh pesanan pelanggan adalah komitmen semacam ini merupakan awal yang dibutuhkan untuk adanya pertukaran ekonomi selanjutnya. Pelaku (agent) adalah entitas jenis ketiga dalam model data REA. Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.
Pola Dasar REA (Basic REA Template)
Model data REA menetapkan pola dasar tentang bagaimana ketiga jenis entitas (sumber daya, kegiatan dan pelaku) seharusnya berhubungan satu sama lain.
Membangun Diagram REA Untuk Satu Siklus Transaksi
Membangun diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah berikut :
1.      Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar member-untuk-menerima, dalam siklus tersebut.
2.      Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
3.      Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan perukaran ekonomi.
4.      Tetapkan kardinilitas (cardinalities) setiap hubungan.
Tiga jenis hubungan terdapat kemungkinan tiga jenis dasar hubungan antar-entitas, tergantung dari kardinilitas maksimum yang berhubungan dengan setiap entitas.
1.      Hubungan satu-ke-satu (one-to-one relationship)  (1:1) terjadi saat kardinilitas maksimum untuk setiap entitas dalam hubungannya adalah 1.
2.     Hubungan satu-ke-banyak (one-to-many relationship)  (1:N) terjadi kardinilitas maksimum dari suatu entitas dalam hubungan adalah 1 dan kardinilitas maksimum entitas lainnya dalam hubungan tersebut adalah N.
3.  Hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many relationship) (M:N) terjadi saat kardinlitas maksimum kedua entitas dalam suatu entitas dalam suatu hubungan adalah N.
Aturan untuk Menspesifikasi Kardinilitas dibagi beberapa yaitu :
a.       Aturan Kardinilitas untuk Hubungan Pelaku-Kegiatan (Agent-Event relationship)
b.      Aturan Kardinilitas untuk Hubungan Sumber daya-Kegiatan
c.       Aturan Kardinilitas untuk Hubungan Kegiatan-kegiatan( Event-event Relationship)
Mengimplementasikan diagram REA dalam Database Relasional
Mengimplementasikan diagram REA ke dalam database relasional melibatkan proses tiga tahap, yaitu:
1.      Membuat sebuah table untuk setiap entitas berbeda dan untuk setiap hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many).
2.      Memberikan atribut ke table yang tepat.
3.      Menggunakan kunci luar (foreign key) untuk mengimplementasikan hubungan satu-ke-satu (one-to-one) dan hubungan satu-ke-banyak (one-to-many).
Menetapkan kunci Utama (primary key), setiap table di dalam database relasional harus memiliki sebuah kunci utama, yang terdiri dari sebuah atribut, atau kombinasi dari beberapa atribut, yang secara unik mengindentifikasikan setiap baris dalam table tersebut
Menetapkan atribut lain ke table yang tepat, Atribut tambahan selain kunci utama dimasukan dalam setiap table untuk memenuhi persyaratan pemrosesan transaksi dan kebutuhan informasi manajemen.
Atribut Non-kunci (nonkey atribut), atribut ini termasuk dalam table hubungan M:N yang menghubungkan kedua table.
·         Memadukan Diagram REA Antar-Siklus
·         Menggunakan Diagram REA
Pengambilan Informasi dari SIA
Sejumlah elemen yang ada pada SIA tradisional seperti :
a.       Jurnal
b.      Buku Besar
c.       Informasi mengenai piutang
Dalam kenyataannya, informasi tersebut ada, tetapi disimpan dalam format yang berbeda.
Menghasilkan Jurnal dan Buku Besar permintaan data (queries) dapat digunakan untuk menghasilkan jurnal dan buku besar dari database relasional yang dibuat dengan menggunakan model REA.informasi biasanya ditemukan dalam jurnal yang disimpan dalam table-tabel yang digunakan untuk mencatat data mengenai kegiatan. Contohnya, jurnal penjualan dapat dihasilkan dengan cara menulis permintaan (query) yang menampillkan entri (entry) yang sesuai dalam table penjualan selama periode tertentu.
Bab 5 Pembuatan Model Data dan Desain Database
Nama             : Rhicat Ari Noviyanto
Kelas              : 3db19
Npm              : 36109895
Judul Buku      : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (Edisi 9)
Pengarang      : MARSHALL B. ROMNEY & PAUL JHON S.
Penerbit        : SALEMBA EMPAT
Hal                : 132-139

PENGANDALIAN DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENDAHULUAN :
Masyarakat telah semakin tergantung pada system informasi akuntansi, yang juga telah berkebang semakin kompleks untuk memenuhi peningkatan kebutuhan atas informasi. Sejalan dengan peningkatan kompleksitas system dan kertergantungan pada system tersebut, perusahaan menghadapi peningkatan resiko atas system mereka yang sedang dunegosiasikan tersebut. Empat jenis ancaman yang dihadapi perusahaan, seperti yang diringkas dalam table 7-1
Table 7-1
Kehancuran karena bencana
Kebakaran atau panas berlebih
Alam dan politik
Banjir
Gempa bumi
Badai angin
Peperangan
Kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan
Kegagalan hardware
Kasalahan atau kerusakan pada software
Kegagalan system operasi (opening system—OS)
Ganguan dan fluktuasi listrik
Kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi
Tindakan tidak sengaja
Kecelakaan yang disebabkan oleh kesalahan manusia,kegagalan untuk mengikuti procedure yang telah ditetapkan, dan personil yang tidak diawasi atau dilatih dengan baik
Kesalahan atau penghapusan karena ketidaktahuan
Hilangnya atau salah letaknya data
Kesalahan pada logika system
System tidak memenuhi kebutuhan perusahaan atau tidak mampu menangani tugas yang diberikan
Tindakan sengaja (kejahatan computer)
Sabotase
Penipuan melalui computer
Pencurian
Satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti kebakaran, panas yang berlebihan, banji, gempa bumi, badai, angin, dan perang. Bencana yang tidak diprediksi dapat secara keseluruhan menghancurkan system informasi yang menyebabkan kejatuhan sebuah system informasi. Contoh-contoh bencana jenis adalah sebagai berikut :
·         Defense Science Board telah memprediksi bahwa pada tahun 2005 serangan pada system informasi oleh Negara-negara asing, agen mata-mata, dan teroris, akan tersebar luas.
·         Dua serangan teroris pada World Trade Center di kota New York dan serangan Gedung Federal di Oklahoma, mengahancurkan atau mengganggu system di gedung-gedung tersebut.
·         Gempa bumi di Los Angels mengahancurkan banyak sekali system menyebabkan system lainnya rusak karena jatuhnya puing-pung, air dan debu yang merusak system informasi dan prasarana gedung.
Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti kegagalan hardware, kesalahan atau terdapat kerusakan pada sotware, kegagalan system operasi (operating system-OS), gangguan dan fluktuasi listrik, serta kesalahan pengiriman data yanga tidak terdeteksi. Contohnya , kerusakan pada system akuntansi perpajakan yang baru merupakan penyebab kegagalan Kalifornia mengumpulkan pajak perusahaan sebesar $635 juta.
Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti kesalahan atau penghapusan karena ketidaktahuan atau karena kecelakaan semata. Contoh tentang masalah ini adalah Seorang Programmer bank salah menghitung bunga per bulan dengan menggunakan satuan 31 hari. Selama 5 bulan sebelum kesalahan tersebut ditemukan, lebih $100.000 kelebihan bunga dibayarkan melalui tabungan.
Ancaman keempat yang dihadapi bagi perusahaan adalah tindakan disengaja, yang biasanya disebut sebagai kejahatan computer. Ancaman ini berbentuk sabotase, yang tujuannya adalah menghancurkan sistem atau beberapa komponennya.
Mengapa Ancaman-ancaman SIA Meningka?
Beberapa alasan atas peningkatan masalah keamanan adalah sebagai berikut :
·         Peningkatan jumlah system klien/server (client/server system) memiliki atri bahwa informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak baik. Computer dan server tersedia dimana-mana, terdapat PC di sebagian besar desktop, dan computer laptop tersedia di tempat umum. Chervon Texaco, contohnya, memiliki lebih dari 35.000 PC.
·         Tekanan atas produktivitas dan biaya membuat pihak manajemen melepas ukuran-ukuran pengendalian yang memakan waktu.
Mengapa Pengendalian dan Keamanan Komputer Penting
Sebagai seorang akuntan, anda harus memahami bagaimana cara melindungi system-sistem dari ancaman-ancaman yang mereka hadapi. Potensi adanya kejadian atau kegiatan yang tidak diharapkan yang tidak dapat membahayakan baik SIA maupun organisasi, disebut sebagai ancaman (threat). Potensi kerugian dalam bentuk uang yang terjadi apabila sebuah ancaman yang benar-benar terjadi, disebut sebagai pajanan (exposure) ancaman, sedangkan kemungkinan terjadinya ancaman disebut sebagai risiko yang berhubungan dengan ancaman.
Tinjauan Menyuluh Konsep-Konsep Pengendalian
Pengendalian Internal (internal control) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Struktur Pengendalian Internal (internal control structure) terdiri dari kebijakan dan procedure yang dibuat untuk memberikan tingkat jaminan yang wajar atas pencapaian tujuan tertentu organisasi.
Pengendalian internal melaksanakan tiga fungsi penting yaitu :
a.       Pengendalian untuk pencegahan (preventive control) mencegah timbulnya suatu masalah sebelum mereka muncul.
b.      Pengendalian untuk pemeriksaan (detective control) dibutuhkan untuk mengungkap masalah begitu masalah muncul.
c.       Pengendalian korektif (corrective control) memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan.
Penelitian oleh Committee of Sponsoring Organizations
Committee of Sponsoring Organizations (COSO) adalah kelompok sector swasta yang terdiri dari American Assosiation (AAA), AICPA, Institute of Internal Auditors, Institute of Management Accountants, dan Financial Executives institute. Pada tahun 1992, COSO mengeluarkan hasil penelitian untuk mengembangkan definisi pengendalian internal dan memberikan petunjuk untuk mengevaluasi system pengendalian internal.
Untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal-hal berikut :
1.      Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi
2.      Keandalan pelaporan keuangan
3.      Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku
Penelitian oleh Information System Audit and Control Foundation
Information System audit and Control Foundation (ISACF) mengembangkan Control Objectives for Information and Related Technology (COBIT). COBIT adalah sebuah kerangka praktik pengendalian untuk teknologi informasi, dan keamanan system informasi yang umumnya dapat diaplikasikan.
LINGKUNGAN PENGENDALIAN
Lingkungan penegendalian terdiri dari factor-faktor berikut ini :
1.      Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika
2.      Filosofi dan pihak manajemen dan gaya beroperasi
3.      Struktur organisasional
4.      Badan audit dewan komisaris
5.      Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab
6.      Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia
7.      Pengaruh-pengaruh eksternal
Komitmen atas Integritas dan Nilai-nilai Etika
Merupakan hal yang penting bagi pihak manajemen untuk menciptakan stuktur organisasional yang menekankan pada integritas dan nilai-nilai etika. Perusahaan dapat mengesahkan integritas sebagai prinsip dasar beroperasi, dengan cara secara aktif mengajarkan dan mempraktikannya. Contohnya, manajemen puncak harus memperjelas bahwa laporan yang jujur lebih penting daripada laporan yang sesuai keinginan pihak manajemen.
Filosofi Pihak Manajemen dan Gaya Beroperasi
Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi dapat dinilai dengan cara menjawab pertanyaan seperti berikut ini :
·         Apakah pihak manajemen mengambil resiko yang tidak sepantasnya untuk mencapai tujuan perusahaan, atau apakah pihak manajemen menilai potensi risiko dan penghargaan sebelum bertindak?
·         Apakah pihak manajemen mencoba untuk memanipulasi ukuran-ukuran kinerja seperti pemasukan bersih, agar kinerjanya dapat dilihat dalam pandangan yang lebih baik?
Struktur Organisasional
Strukturr organisasional perusahaan menetapkan garis otoritas dan tanggungjawab, serta menyediakan kerangka umum untuk perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasinya.
Komite Audit Dewan Komisaris (board of Director)
Komite audit bertanggungjawab untuk mengawasi struktur pengendalian internal perusahaan, proses pelaporan keuangannya, dan kepatuhannya terhadap hukum, peraturan, dan standar yang terkait. Salah satu tanggungjawab komite ini adalah meneyediakan peninjauan independen, atas nama pemegang saham perusahaan, terhadap tindakan para manajer perusahaan.
Metode Memberikan Otoritas dan Tanggung Jawab
Pihak manajemen harus memberikan tanggung jawab untuk tujuan bisnis tertentu ke depatemen dan individu yang terkait, serta kemudian membuat mereka tanggung jawab untuk mencapai tujuan tersebut. Buku pedoman kebijakan dan procedure (policy and procedures manual) adalah alat yang penting untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab.
Kebijakan dan Praktik-praktik dalam Sumber Daya Manusia
Kebijakan dan praktik-praktik mengenai pengontrakan, pelatihan, pengevaluasian, pemeberian kompensasi, dan promosi pegawai mempengaruhi kemampuan organisasi untuk meminimalkan ancaman, risiko, dan pajanan.
Pengaruh-pengaruh Eksternal
Pengaruh-pengaruh eksternal yang mempengaruhi lingkunagn pengendalian adalah termasuk persyaratan yang dibebankan oleh bursa efek, oleh Financial Accounting Standards board (FASB), dan oleh Securities and Exchange Commision (SEC).
AKTIVITAS-AKTIVITAS PENGENDALIAN
Secara umum,procedure-prosedure pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :
1.      Otoritasi transaksi dan kegiatan yang memadai
2.      Pemisah tugas
3.      Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
4.      Penjagaan asset dan catatan yang memadai
5.      Pemeriksaan independen atas kinerja didiskusikan dalam sub-sub sebagai berikut :
–          Rekonsiliasi dua rangkaian catatan yang dipelihara secara terpisah
–          Perbandingan jumlah actual dengan yang dicatat
–          Pembukaan berpasangan
–          Peninjauan independen
–          Jumlah total batch
Jumlah total batch ada lima yaitu :
1.   Jumlah total keuangan (financial total) adalah jumlah dalam field nilai uang, seperi jumlah total penjualan atau penerimaan tunai.
2.  Jumlah total lain-lain (hash total) adalah jumlah field yang biasanya tidak ditambahkan, seperti jumlah nomor rekening pelanggan atau nomor identifikasi pegawai.
3.      Jumlah catatan (record account) adalah jumlah dokumen yang diproses.
4.     Jumlah baris (line record) adalah jumlah baris data yang dimasukkan
5.   Uji kesesuaian baris dan kolom (cross-footing balance test). Banyak lembar kerja yang memiliki jumlah total baris dan kolom.
PENILAIAN RISIKO
–          Identifikasi Ancaman
–          Perkiraan Risiko
–          Perkiraan Pajanan (Exposure)
–          Identifikasi pengendalian
–          Perkiraan Biaya dan Manfaat
–          Menetapkan Efektivitas Biaya-Manfaat (Cost-benefit Effectiveness)
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Tujuan utama dari SIA adalah mencatat, memproses, menyimpan, meringkas dan mengkomunikasikan informasi atas suatu organisasi. hal ini berarti bahwa akuntan harus memahami bagaimana :
1.      Transaksi diawali
2.      Data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin, atau data dubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin
3.      File computer diakses dan diperbaharui
4.      Data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi
5.      Informasi dilaporkan ke para pemakai internal dan pihak eksternal
MENGAWASI KINERJA
Metode utama mengawasi kinerja mencakup supervise yang efektif, pelaporan yang bertanggung jawab dan audit internal.
·         Supervisi yang Efektif
·         Akuntansi Pertanggungjawaban
·         Audit Internal
Bab 7 Pengendalian dan System Informasi Akuntansi
Judul Buku      : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (Edisi 9)
Pengarang      : MARSHALL B. ROMNEY & PAUL JHON S.
Penerbit        : SALEMBA EMPAT

Hal                : 221-231

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s